中小企業や小規模事業者のためのクラウド販売管理ソフト(業務ソフト)を知りたい

中小企業向けの販売管理ソフトとは?クラウドとオンプレの比較

中小企業向けの販売管理ソフトとは?クラウドとオンプレの比較

近年のIT技術の発展により、クラウドサービスが様々な場面で利用されるようになりました。

その1つに、販売管理ソフトがあります。販売管理ソフトがクラウド化することにより、場所を選ばずに販売管理ソフトを扱えたり情報共有が簡単になったりするため、業務の効率を高めることができます。

一方、クラウドとは対極の立場にあるオンプレ(オンプレミス)版の販売管理ソフトには、クラウドにはないメリットを持っています。

そのため、販売管理ソフトを選ぶうえでクラウドにするのかオンプレ版にするのか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

特に中小企業や小規模事業者の方々は、自分の会社に合うのか分からない方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、販売管理ソフトを選ぶうえでどこに注意しながら選ぶのがよいかを、中小企業や小規模事業者の方々向けに解説して行きます。

この記事を読んでほしい方

・今までオンプレ版の販売管理ソフトを使っていたが、次はクラウド版の販売管理ソフトを購入しようと思っている方

・サーバーリプレイスのタイミングが迫っており、クラウド版の販売管理ソフトに移管しようか悩んでいる方

・Excelで販売管理を行っていたが、数的に限界が来たため販売管理ソフトを導入しようと考えている方…など!

目次

1.販売管理ソフトとは
そもそも販売管理とは
2.販売管理ソフトの必要性

Excel管理ではなぜダメなのか
 └安全性に欠ける
 └属人化してしまう
 └管理しきれなくなる恐れがある

販売管理ソフトを使うメリット

 └情報の一元管理による業務効率化
 └データを閲覧しやすくなり分析しやすくなる
 └データ入力の省略によるコスト削減とミスの減少
3.販売管理ソフトの種類(クラウドとオンプレ)

オンプレ型販売管理ソフトとは

オンプレ型販売管理ソフトのメリット
 └手元に商品があるという安心感がある
 └カスタマイズ性
 └通信環境に依存しない

クラウド型販売管理ソフトとは

クラウド型販売管理ソフトのメリット
 └初期費用が安い
 └どこでも利用できる
 └運用が楽

クラウド型販売管理ソフトとオンプレ型販売管理ソフトどちらがいいのか
 └【比較表】クラウド型販売管理ソフトとオンプレ型販売管理ソフトの選び方
4.まとめ

 

1.販売管理ソフトとは

販売管理ソフト(販売管理システム)とは、企業や会社などの取引情報(受注発注から入荷、そして出荷情報など)を一元管理するためのシステムです。
具体的には、以下のようになります。

■販売管理機能・・・お見積もり、商品の仕入れや入荷出荷、支払い状況など様々なことができる。

■在庫管理機能・・・商品の在庫、数量、金額などを管理。

■購買管理機能・・・原材料を含む商品の仕入れなどを管理。

 

販売管理ソフトで管理できるもの

タイトル

そもそも販売管理とは

販売管理は、5W3Hの「いつ・どこで・誰に・何を・なぜ・どのように・どのくらい・いくら」で販売し、代金回収を行うまで(収益・利益の確保)を管理するものになります。

受注から納品(出荷)・請求(回収)までの販売管理の一連の流れで、仕入管理や在庫管理を行い、顧客情報を管理します。

販売管理は、流通業・卸売業・小売業などで特に必要となる管理手法になります。

2.販売管理ソフトの必要性

販売管理ソフトの解説を上記で行いましたが、販売管理ソフトを活用しない場合多くの方はExcelで販売管理を行っているのではないでしょうか。

正直な話、Excelで販売管理を行うことはできなくはないです。

しかし、行う上での課題点や注意点は存在します。

それらの課題や注意点をこれから解説します。

Excel管理ではなぜダメなのか

Excelで販売管理を行ってはいけない理由は以下のようになります。

安全性に欠ける

販売管理をExcelで行う場合販売管理ソフトの費用を抑えられるメリットはありますが、大切な個人情報などを記入する販売管理情報を、誰でも簡単に扱えるExcel上で管理することは危険です。

仮にExcelで管理している情報が漏洩してしまった場合、甚大な損失が発生します。

そのため、販売管理ソフトに費用は発生しますが販売管理ソフトを利用すべきだと考えております。

属人化してしまう

Excelは基本的に、クラウド上では稼働していないため1人で管理すると思います。

そのため、Excel内の設定や文字列、文言などはオリジナリティなものになると思います。そのようなデータでは、情報共有がしづらくなるうえに引継ぎがとても困難になってきます。

管理しきれなくなる恐れがある

販売管理を始めたてのころは、取引の数が少ないため、Excelで管理できるとは思います。

しかし、取引の件数が増えてくると、Excelだけでは情報の入力や閲覧にかなりの時間を要することになるでしょう。

また、入力ミスが発生する可能性も高くなるため取引件数が多くなってきた場合は、販売管理ソフトを導入することをお勧めします。

このように、取引件数が少ないうちはExcelで販売管理を行っても問題ないですが、取引件数が増えてきた場合は販売管理ソフトを購入し、販売管理ソフトで管理するべきだということを伝えました。

では、販売管理ソフトを使うメリットは、どのようなものがあるのでしょうか。

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販売管理ソフトを使うメリット

販売管理ソフトを利用するメリットは以下のようになります。

情報の一元管理による業務効率化

販売管理について説明したように、販売管理は受注から納品(出荷)・請求(回収)までの販売管理の一連の流れで、仕入管理や在庫管理を行い、更には顧客情報まで管理する必要があります。

そのため、いつの業務の中で管理しなければならないことが沢山あります。

この、多くの管理情報を一元化できるものこそ販売管理ソフトです。

これらをまとめて管理することができれば、業務効率化に繋がります。

データを閲覧しやすくなり分析しやすくなる

Excelの話でも申しました通り、Excelで販売管理業務を行うデメリットの1つは属人化してしまうことです。

しかし販売管理ソフトを利用することで、この俗人化問題から解消されます。

また、販売管理ソフトはデータ分析を行う上でも効果的になってきています。

綺麗に整理されたデータを使い、データ分析を行いマーケティング活動に生かすことも可能になってきます!

データ入力の省略によるコスト削減とミスの減少

販売管理ソフトを利用することで、これまで手入力していたデータ入力作業が少なくなります。

また、データ入力に伴う入力ミスなども同時になくなるため、データの正確性を高めることもできます。

データの正確性は企業の信頼関係にもかかわってきますので、データを正確に扱える販売管理ソフトは企業にとって重要な役割を担っているといえます。

3.販売管理ソフトの種類(クラウドとオンプレ)

販売管理ソフトには大きく分けて2種類あります。

それは、クラウド上で稼働するクラウド型販売管理ソフトと、サーバー上やデスクトップ上で稼働するオンプレ(オンプレミス)型の販売管理ソフトです。

オンプレ型販売管理ソフトとは

オンプレ(オンプレミス)型の販売管理ソフトとは、販売管理ソフトのパッケージを購入し、サーバーやデスクトップにインストールさせ稼働出せるものを指します。

これまで一般的に利用されていた販売管理ソフトはこちらのオンプレ型のものが多いです。

オンプレ型販売管理ソフトのメリット

オンプレ型販売管理ソフトのメリットは以下のようになります。

手元に商品があるという安心感がある

クラウド型と異なりオンプレ型の販売管理ソフトは基本的に手元にソフトが届かなければ扱うことはできません。

そのため、「お金だけ払って本当は扱えないんじゃないかな。」などといった不安要素はありません。

もしクラウドに不安を感じるのであれば、初めて販売管理ソフトを利用する場合などはオンプレ型の販売管理ソフトを利用するのがいいのかもしれません。

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カスタマイズ性

オンプレ型の販売管理ソフトは、クラウド型とは異なり会社内のサーバーやデスクトップ上で稼働するものです。

そのため、自由な形にカスタマイズすることができます。

企業内で扱う販売管理ソフト以外のシステムと連携なども行えるため、企業独自の販売管理ソフトの運用をしたいのであればオンプレ型の販売管理ソフトがよいかもしれません。

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通信環境に依存しない

よくも悪くもオンプレ型の販売管理ソフトは、オフラインで稼働するのがベースになっております。

そのため、通信環境に左右されること無く安定したパフォーマンスで作業が進められます。

クラウド型販売管理ソフトとは

クラウド型販売管理ソフトとは、その名の通りクラウド上でのみ稼働する販売管理ソフトのことです。

クラウド上でのみ稼働するため、パッケージなどを購入する必要はありませんが、インターネット上で契約を結びサービスを利用することが一般的です。

クラウド型販売管理ソフトのメリット

クラウド型販売管理ソフトを利用するメリットは以下のようになります。

初期費用が安い

先ほども申しました通り、クラウド型販売管理ソフトの料金形態は基本的に月額料金(サブスクリプション:サブスク)で利用する形になります。

そのため、支払いやすい金額で使い始めることができますので財布に優しいサービスといえます。

どこでも利用できる

クラウドの最大のメリットは、インターネットが繋がる環境であればどこでも利用できる点です。

オンプレ型の販売管理ソフトでは、決められた場所(オフィスやマイデスク)でしか作業が行えないのに対し、クラウド型の販売管理システムであれば外出先(カフェやご自宅)や取引先(出張や卸売市場など)でご利用ができます。

運用が楽

クラウド型販売管理ソフトは、インターネット環境が整っていれば扱うことができるため、サーバーを必要としません。

そのため、販売管理ソフトを扱う側が準備するものといえばインターネット環境だけなのです。

インターネット環境さえ整えてけば、クラウド販売管理システムの提供会社がいつでもサービスを扱える状態に整えてくれるため、販売管理ソフトの運用がとても楽になります。

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クラウド型販売管理ソフトとオンプレ型販売管理ソフトどちらがいいのか

これまで、クラウド販売管理ソフトとオンプレ型販売管理ソフトのメリットを上げてきました。

では、どちらを選ぶのがよいのでしょうか。

結論から申しますと、御社にあった方を選ぶことが大切です。

そのため、これからどのような基準で選ぶのがよいかを表を利用して解説します。

【比較表】クラウド型販売管理ソフトとオンプレ型販売管理ソフトの選び方

販売管理ソフトの選び方の基準は以下のようになります。

 クラウド型販売管理ソフトオンプレ型販売管理ソフト理由
費用

クラウド型】初期費用が抑えられるが、月額費用がかかる。

オンプレミス型初期費用が高額だが、月額費用はかからない。

運用コスト×

クラウド型】サーバーの管理やアップデートをクラウド提供会社が行うため、運用コストが低い。

オンプレミス型】は自社でサーバーを管理するため、運用コストが高い。

カスタマイズ性×

クラウド型】提供されているサービスに依存するため、カスタマイズ性が低い。

オンプレミス型自社に合わせて自由にカスタマイズできる。

安全性

クラウド型提供されている会社に依存する。(基本的に安全)

オンプレミス型自社でセキュリティ対策を行う必要がある。

安心感

クラウド型データが手元にないこともあり安心感は低い。

オンプレ型商品とデータが手元にあるため、安心感がある。

使用の安定性

クラウド型立地のインターネット環境に左右される。

オンプレミス型】インターネット環境がなくてもサーバーを管理できれば安定する。

扱いやすさ

クラウド型とオンプレ型共にメリットとデメリットがあるため、

ケースバイケースでどちらも扱いやすいといえる。

容量追加×

【クラウド型必要な時にすぐに機能追加や拡張ができる。

オンプレミス型】サーバーの台数を増やす必要があり、細かな調整ができない。

クラウド型販売管理ソフトとオンプレ型販売管理ソフトの比較表

以上のような基準で選ぶことが大切です。

オンプレとクラウドの比較

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4.まとめ

このようにクラウド型かオンプレ型か、どちらが優れているかは何を重視するによって異なります。そのため、このような比較表を閲覧しながら自社にあった販売管理ソフトを購入することが業務ソフト選びのコツといえます。

しいて言えば、インターネットに知見が無く手元に販売管理ソフトが無ければ不安を感じてしまう方はまずはオンプレ型販売管理ソフトを利用し、それから使っている販売管理ソフトのクラウド化するのがおススメです。

製品の扱い方に慣れてから販売管理ソフトをクラウド化することで、より御社に合った販売管理ソフトを選ぶことができます。

オンプレ型とクラウド型を両方利用し御社に合った販売管理ソフトを利用することで、業務の効率化が格段に上がっていくと思います。

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