「ひとり情シス」という言葉をご存知でしょうか。

ひとり情シスとは、会社にいる情報システム担当者、またはシステムエンジニア（SE）がひとりしかいない、もしくは極めて少人数しかいない状態を指します。

この状況では、ひとりに業務負担がかかり過ぎてしまい、情報システム担当者様が本業に専念できなかったりつらい思いをした結果、最悪の場合退職してしまう恐れがあります。

しかし多くの小規模事業者様や中小企業は、ひとり情シスという状況を作らざるを得ないと思います。

「人材不足」や「資金不足」そして「オフィスの高齢化」など、問題点は様々あると思います。

本記事では、小規模事業者や中小企業のひとり情シス問題についての原因と対応策について詳しく解説します。

2024/04/19日掲載　2024/12/27更新 3分で読める記事です。

ひとり情シスの業務負担を軽減するシステム

クラウド仮想デスクトップサービスを活用すれば、ひとり情シスや情報システム担当者の業務負担を軽減させることができます。 こちらのアプリップリクラウドデスクトップは、クラウド仮想デスクトップサービスの一つです。 クラウド仮想デスクトップサービスとは、いつも扱っているパソコン環境を(ソフトウェアやファイル、デスクトップアプリなど)をパソコン環境ごとクラウド移行するシステムです。 このクラウド仮想デスクトップ環境1つだけを確認するだけで、セキュリティ体制や環境設定を行うことができるようになります。 更に、外出先でもそのクラウド環境にアクセスできるようのになるので、いつでもどこでもどのデバイスでも、同じ作業を行えるようになります。 詳しくはこちら

情報システム担当者が退職してしまう原因

業務が多い

ひとり情シスは多岐にわたる業務を担当しており、その負担が大きいことが原因となることがあります。

・サーバーのメンテナンス

・パソコンの修理

・データの確認・・・など

そのほかにも様々な業務があると思います。

それらの業務を、ひとりで行うひとり情シスは多いかと思います。

この多くの業務につらいと感じ耐えられなくなり、退職してしまう恐れがあります。

関連記事：ひとり情シスのつらい業務負担を減らすのにおすすめのシステム

雑務の量が増えすぎて本業に専念できない

小規模事業者や中小企業の多くの情報システム担当者は、システムエンジニアとしての仕事だけでなく、営業や顧客対応などを本業としてしている方も多いのではないでしょうか。

更にパソコンが得意だという理由で、ExcelやWordの扱い方をレクチャーしており、本業とは別の雑務で時間を浪費している方を多く見かけます。

こういった本業があるにもかかわらずシステム周りも担当している方が、本業よりもシステムの業務が多くなってくると、つらい状況での業務にやりがいを感じなくなり、退職してしまう恐れがあると感じます。

待遇が悪い

ひとり情シスの方は、その名の通り一人で様々なシステムを担当することができます。

そのため、自社より待遇の良い会社や自分をよりよい環境で働かせてもらえる会社を見つけると、退職してしまう恐れがあります。

また、システムは裏方の業務になるため、努力が目に見えないケースがあります。

そういった場合に、正しく評価されなくなりモチベーションを下げてしまい退職に繋がるケースがあります。

上記のような状況が続くと、ひとり情シスの方や少人数で行っている情報システム担当者はつらいと感じ退職することが予測できます。

ひとり情シスの方や情報システム担当者が退職した場合に起こる事

ITインフラ・システムなどに対応できなくなる

ひとり情シスや情報システム担当者は、会社のITインフラやシステムを全般を担っていることがほとんどです。

そのため情報システム担当者が退職してしまうと、パソコンが故障したりサーバーが暴走したりしてしまうと、業務を進められなくなる可能性があります。

業務が進められなくなった場合に影響を受けるのは、自社だけではありません。

むしろ、自社は会社を止めるだけで済むので影響は少ないかもしれません。

最も影響を受けるのは、取引先であります。

取引先の入荷や引き渡しが遅れてしまうと、最悪の場合、取引先からの信頼を失うことがあります。

そのため、ひとり情シス問題には早急に対応すべきです。

セキュリティ対策の問題

情報システム担当者は、パソコンやサーバーに詳しい人材なため、その人材がいなくなるということは会社のセキュリティを下げることに繋がります。

セキュリティに関しては、情報システム担当者がいなくても取り組んでいく必要は必ずありますので、サーバーをクラウド化するなどして情報システム担当者がいなくても取り掛かれるセキュリティ対策を取り入れることも重要です。

会計ソフト・販売管理ソフトを扱う上で使用しているサーバーを無くしたいなら➤アプリップリクラウド

後任を探す必要がある

パソコンの故障だけであれば、社内の人間だけで対応できるかもしれませんが、システム関連やサーバーの話になると知識がある人でなければ対応できません。

そうなると、後任を外部から採用する必要が出てくるのですが、この採用が最も難しいことだと思います。

特に、地方の小規模事業者や中小企業であれば、地域的に人口が減っていることで採用を出しても人が来なかったり、そもそも情報システム担当者がその町にいない可能性さえあります。

採用が難しそうであれば、システム担当者がいなくても問題のない働き方、もしくは情報システム担当者が楽になるような働き方をすることも１つの手段だと思います。

例えば、会計ソフト・販売管理ソフトを複数人で扱うために導入したサーバーをなくし、クラウド上で扱うようにするなど。

クラウドであれば、システム担当者がいなくとも会計ソフト・販売管理ソフトを複数人で扱うことができ、面倒だったユーザー追加もクラウドの提供者が行ってくれます。

このような方法を利用して業務を効率化すれば、ひとり情シスや情報システム担当者は退職せずに会社にい続けてくれるかもしれません。

ひとり情シスが退職した場合・退職してしまいそうな場合の対応策

業務の負担を減らす

まず、ひとり情シスや情報システム担当者の業務を見直しましょう。

情報システム担当者は基本的に、システム関連やサーバー管理をメインに行っていると思いますが、ひとり情シスの場合、それらに加えてパソコンの修理であったりExcelの操作説明など、雑務が多くなっているケースがほとんどだと思います。

そのため、まずはそれらの雑務から解放することで退職する可能性は低くなります。

最近では技術の発展により、「自動生成AI」の精度が非常に高くなっているため、AIを頼ることでひとり情シスや情報システム担当者の負担を減らすことができるかと思います。

社内全体で情報システム担当者の業務の負担を減らし、より良いオフィス環境を作りましょう。

評価を見直す

ひとり情シスや情報システム担当者はひとり当たりの業務負担が大きい一方で、一見簡単そうに見える作業が多いため、しっかりとした評価がされないケースが多くあります。

雑務も積み重なると、大きな負担になりますので、AIで解決できない課題があるのであれば、ひとり情シスや情報システム担当者の評価を見直し、引き続き会社に居続けてもらう方法をとるべきかもしれません。

クラウドを取り入れる

クラウドと言われると、ストレージサービスと感じる方もいるとは思いますが、クラウドを活用することでひとり情シスや情報システム担当者の業務負担を減らすことが可能です。

例えば、会計ソフト・販売管理ソフトを複数人で扱うために導入したサーバーをクラウド化すれば、ひとり情シスや情報システム担当者はサーバーを管理する必要が無くなりますし、ひとり情シスや情報システム担当者が営業を兼任している場合であれば、営業で外出している場合でもサーバーのエラーが発生しなくなるため、営業に専念することができます。

更にクラウドのメリットは以下のようなものがあります。

1. インターネット環境が整ってさえいればどこでもサービスを利用できるようになる
2. セキュリティ対策に繋がる
3. コスト削減に繋がる
4. 情報共有が楽になる…など

クラウドを導入することで、ひとり情シスや情報システム担当者だけでなく、会社全体を業務効率化できます。

クラウドのメリットに関しては、こちらの記事で解説しておりますので是非ご覧ください。
➤クラウドとオンプレミスの比較

最後に

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