バックオフィスDXとは、デジタルテクノロジーを活用することでバックオフィス業務を効率化させることを指します。

バックオフィスDXを実現させるためには、デジタルテクノロジーを導入しなければならないわけですが、どのようなものを導入すればよいかご存知ですか？

一言でデジタルテクノロジーといっても、IoTやAIなど様々な物がありどれがいいのか分からない方も多いのではないでしょうか。

この導入すべきデジタルテクノロジーが分かってくれば、バックオフィスDXを達成するのは簡単になります。

実は、このバックオフィスDXを達成するうえで最も簡単なデジタルテクノロジーが、「クラウドサービス」だと言われております。

クラウドサービスは、DX化の第一歩ともいわれており中でもバックオフィスはクラウドサービスを用いてDX化をすすめることで、安く簡単にバックオフィスDXの恩恵を受けることができます。

そこで本記事では、バックオフィスDXにクラウドサービスを用いることで、なぜ業務効率化に繋がるのか解説します。

バックオフィスとは

バックオフィスとは、経理や総務、法務や情報システム担当者などの、会社の前線に立って顧客対応するような部署とは違い、会社のお金の管理やシステム周りの整備など、会社の基盤になるような業務を行う部署のことを指します。

バックオフィスに該当する部署を上げると以下のようになります。

これらのバックオフィス業務を行っている方は、会社全体の基盤になるような業務を行っており、会社の規模が大きくなればなるほどなくてはならない存在であることが多いです。

バックオフィスは、直接利益を生み出すわけではありませんが、企業活動を円滑に進める上では欠かせない存在です。

しかし、バックオフィスの人材は、どの部署も専門的な知識が必要になってくる影響で、簡単に人材が集まらず人材不足になっている場合が多いです。

そんな事態を解決できるものこそ、バックオフィスDXです。

関連記事➤バックオフィスの改善すべき課題とは クラウドで効率化

バックオフィスの業務効率化がなぜ必要か

バックオフィスについて詳しく解説しましたが、なぜ業務効率化が必要なのか分かりますでしょうか。

理由は以下のものが多いです。

業務負担が大きい

まず初めに、こちらです。

先ほど少しお話ししましたが、バックオフィスは専門知識のある従業員が必要になるため、人材確保が難しい情況が続いております。

その影響から、一人当たりが担わなければならない業務が増加しております。

そうなると、バックオフィスの業務担当者は日々多くの業務を行わなければならなくなります。

もし、バックオフィスの業務担当だけでは仕事が回らなくなってしまった場合、バックオフィスだけに影響が出るだけでなく、会社全体に悪影響を与えるでしょう。

そのため、このような最悪の事態を起こさないためにも企業はバックオフィスDXや業務効率化が必要になってくるはずです。

属人化しやすい

人材が足りていないことに関連する話ではありますが、新しい人材が入ってこなければ当然ながら同じ人がずっと同じ業務を行っている状況になります。

同じ人が同じ業務をずっと行ってしまうと、その人しか扱えないようになってしまいます。

もし、その人が退職してしまい誰かに引き継がなければならなくなった場合、だれが引き継げるのでしょうか。

それはかなり困難な課題かと思います。

仮にそれが、エクセルやコーディングで管理しているモノだった場合、引継ぎするのが極めて難しくなってきます。

こうならないためにも、ITやデジタルテクノロジーを活用し、バックオフィスDXを活用することが重要になってきます。

古いやり方に固執してしまう

業務になれているからといって、古いやり方を続けてしまうのは大変危険です。

特に、重要なデータを紙やUSBで管理することです。

今の時代は、いかにして重要なデータを守るかが重要な時代になってきております。

紙やUSBは、手元にデータがあるから安心と思う気持ちも分かります。

しかし、手元にあるデータは、無くしてしまったり紛失してしまった場合に失ってしまうものが多すぎます。

システムやデジタルテクノロジーで管理できていれば、このようなことは起こりません。

例えばクラウドシステムを活用しておけば、仮にパソコンやサーバーが破損してしまってもデータはクラウド上に残りますので、大事なデータを破損する恐れはありません。

古いやり方にセキュリティ面で少しでも不安を感じるのであれば、システムを導入して対策を行いましょう。

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バックオフィスDXとは

これまで、バックオフィスについて様々なことを記載させていただきましたが、話の中に「バックオフィスDX」という言葉を多く書かせていただきました。

このバックオフィスDXという言葉の意味、ご存じでしょうか。

そもそもDXの意味が分からないという方もいらっしゃると思いますので、DXについて解説します。

DXとは

DXとは、「デジタル(Digital)」「トランスフォーメーション(transformation)」の略称です。

なぜ、DTではなく、DXなのかと思われた方も多くいらっしゃるかと思いますが、実はtransformationの”trans”が”X”と略すことができますので、”DX”と呼ばれているわけです。

また、経済産業省がDXについて書いてあるページがございますので、そちらもご確認いただければなと思います。

経済産業省：DXについての要約➤https://www.meti.go.jp/policy/it_policy/dx/dx.html

合わせて読みたい➤DX推進にクラウド活用はなぜメリットになるのか メリット解説

バックオフィスDXについて

バックオフィスDXについてですが、簡単に言いますとバックオフィスにデジタルテクノロジーやIT技術を取り入れることです。

そう聞くと、普通のDXと意味合いが少し違ってくるように感じますが、確かにそうだと思います。

実際、バックオフィスにデジタルテクノロジーやIT技術を取り入れ、売り上げや業績UPに繋がることをを目指している企業は少ない印象です。

そのため、バックオフィスDXはIT技術の導入という意味で用いられることが多いです。

ただ、バックオフィスDXに取り組むことで、間接的には業績アップに繋がります。

理由は、分析が容易になったり情報共有のスピードが上がりますので、必然的に仕事の効率が上がり業績アップに繋がります。

バックオフィスは、企業の基盤です。

バックオフィスの効率が上がれば、企業全体の効率が上がりますのでバックオフィスDXを導入することはメリットを受ける部署は多いです。

バックオフィスDXが流行している背景

バックオフィスDXを導入する企業は年々増加傾向にあります。

こちらのデータをご覧ください。

PRtimes_パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社➤社内におけるDX推進に関する実態調査

こちらのデータをご確認いただけると分かるように、バックオフィスDXを導入することは会社によっては積極的に取り組まれてきています。

では、なぜバックオフィスDXは流行しているのでしょうか。

その答えは、バックオフィスの業務効率化がなぜ必要かでもお話ししました通り、バックオフィスに様々な問題があることに気づいた会社が多くいるのと同時に、バックオフィスの業務効率化をすることで、間接的な業績アップに繋がることが分かってきたからです。

代表的なものをいうと、「マーケティング」です。

一昔前までは、行動重視でとりあえず営業を行うような働き方が主流でしたが、今の時代はその中でも「業務効率」を求められることも多くあります。

確かに、全く需要のない会社にモノを売るよりも、データ分析を行い受注角度の高いお客様にアプローチをかけた方が生産性は大幅に高くなり、会社の業績も格段にアップします。

このような理由から、バックオフィスDXは流行している訳です。

バックオフィスDXを導入するメリット

前節では、軽くバックオフィスDXを導入するメリットについて触れましたが、今章では具体的にどのようなメリットがあるのかお伝えします。

代表的なメリットを3つ抽出すると、以下のようになります。

業務負担を減らせる

バックオフィス業務は、多くの作業が日々変わらなかったり手作業で行う作業が多いです。

そのため、システム化できることが多く、さらに言えば自動化できる可能性もあります。

そうすることで、属人化することは無くなり、データの収集も精度も格段に上がります。

また、複数の作業をシステム化し、それらをクラウド化したいのであれば、クラウド仮想デスクトップサービスがおすすめです。

セキュリティ対策の強化

バックオフィスは、重要なデータを多く扱っているためセキュリティ対策を常に行っておく必要があります。

セキュリティ対策として有効的なものといえばクラウドサービスなのですが、クラウドサービスに対して不信感を抱いている方も少なくないようです。

しかし、実際のところはローカル環境やサーバーで重要なデータを管理するより、クラウドサービスでデータを管理することの方が安全性は高いです。

社内サーバーで重要なデータを管理する場合、どれだけセキュリティ対策を行っていようと、その社内サーバーが地震や落雷によって故障してしまったとき、取り返しのつかないことになってしまいます。

クラウドであれば、社内サーバーが故障していたとしても、データはクラウド上に保管されているためすぐに業務を再開することができます。

セキュリティ対策を強化できる上に業務効率化したいのであれば、クラウドサービスを活用してバックオフィスDXに取り組むことが最もオススメです。

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人材を確保しやすくなる

バックオフィスDXを導入する理由として、かなり多くの理由になっているものがテレワークの導入です。

テレワークは、コロナ禍に自宅で作業を行うために導入した企業が多くありましたので、コロナウイルスが流行していない現在では不要と考える企業も多くいるようです。

しかし、テレワークのメリットは、コロナウイルス対策だけではありません。

例えば、田舎の中小企業であれば、バックオフィスの従業員を雇うのは難しく、採用面で多くの課題を抱えている企業が多くあります。

そのような企業がバックオフィスDXでテレワークを導入すれば、この採用面での課題は解消することができます。

更に近年では、能登半島の地震や南海トラフ巨大地震などの地震に備えるという意味でも、テレワークを導入することは企業にとって大きなメリットになります。

バックオフィスDXを導入するデメリット

バックオフィスDXにはたくさんのメリットがあることををお伝えしましたが、当然ながらデメリットも存在します。

代表的なものを上げると、以下のようになります。

費用が発生する

バックオフィスDXを導入する場合は、一般的なデジタルテクノロジーを導入する場合はかなりの費用が発生してしまいます。

概算ではありますが、おおよそ数百万~数千万、更には数億円かかるともいわれております。

さすがに数億円ともなると会社の規模や導入するシステムやデジタルテクノロジーが多すぎる場合でありますので、数億円もの費用は掛かりませんが、それでも数百万~数千万は大きな費用になりますよね。

ここで更に注意していただきたいのが、目的を見失ってバックオフィスDXを導入することです。

高い費用をかけてバックオフィスDXを導入しても、的外れなものを導入してしまっては元も子もありません。

下調べをし、会社に合ったバックオフィスDXを導入しましょう。

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働き方が変わる

バックオフィスDXは、働き方の変革ですので働き方は大幅に変わってきます。

働き方が変わるというのは、ストレスに感じる方も多くいるでしょう。

ですので、もし導入を検討するのであれば、しっかりと会社全体に共有しておく必要があるでしょう。

自社に合ったシステムを利用するのがおすすめ

ここまで、バックオフィスDXについて様々なことをお話ししました。

これらを踏まえたうえでいえることは、会社に合ったシステムを導入すべきだということです。

また、バックオフィス全てにDXを導入したいのであれば、クラウドサービスを活用することをおすすめします。

バックオフィス業務でよく利用されている、販売管理ソフトや、給与ソフト、会計ソフトなどの基幹システムなどは、ダウンロードして扱うスタンドアローン型とオンプレ型、クラウド上で稼働するクラウド型があります。

スタンドアローン型とオンプレミス型は、クラウド上で稼働できないように思われがちですが、実はこれらのようなソフトウェアをクラウド化できるサービスがありますので、そちらを活用して頂けるとクラウド化可能です。

このように、クラウドサービスを活用し徐々にバックオフィスDXを導入していくようなスモールスタートを意識して取り入れることも、成功と費用の最小化に繋がります。

また、進め方に困った時は、経済産業省から出ている「DX推進指標」をご確認いただければなと思います。

➤経済産業省：DX推進指標

おすすめのバックオフィスDX導入システム

バックオフィスDXを導入するなら、クラウドサービスを活用することがおすすめです。

クラウドサービスは、DX化の第一歩とも呼ばれておりバックオフィスDXを簡単に導入することができます。

バックオフィスDXを簡単に導入するなら、アプリップリクラウドデスクトップがおすすめです。

アプリップリクラウドデスクトップは、クラウド仮想デスクトップサービスの一つで基幹システムや共有フォルダなどを含めた、パソコン環境ごとクラウド化するテクノロジーです。

パソコン環境ごとクラウド移行できますので、テレワークはもちろんのこと、情報共有や移動先での作業にも役立ちます。

これまで決められた場所でしかできなかった作業が、どこでもできるようになり業務効率を大きく上げます。

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