クラウドのファイル共有で効率化できるのか
目次
ファイル共有とは
共有サーバーを用いて、ファイルを保管・管理する仕組みを通じて複数の利用者がファイルを共有することを指します。
社内環境などに社内サーバーを設置したり外部記憶装置（外付HDD）を利用したりすることが想定されます。
クラウドのファイル共有とは
ファイル共有をオンラインストレージ（クラウドストレージ）を用いて、同様に複数利用者がファイルを共有することを指します。
社内環境などの場所や端末を限らずに利用できるため、業務を行う上で効率的に作業を進めることができます。
また、アクセス権限やIP制限などの設定をすることでセキュリティ面でも安心して利用できます。
ファイル共有クラウドサービスのメリット
複数人でのファイル共有（データ共有）が簡単
メールやUSBメモリ、コミュニケーションツールを用いて、送受信をする手間からの脱却ができます。
クラウド上にあるデータを共有することで、リアルタイムに全員が同じファイルを閲覧・編集することが可能となり効率化を図れます。
データの一元管理が可能
ファイルをクラウド上で管理することで、ローカル環境にファイルを置くことなく利用できるため、バージョン管理などを含めて管理を一元化することができます。
インターネット回線さえあれば場所を選ばずに利用できる
インターネット環境があれば、どんな場所・端末からでもファイルを閲覧・編集することができます。
外部記憶装置（外付HDD）やUSBメモリなどの媒体も不要です。
コストが削減できる
物理的なファイル共有サーバーや記憶媒体が不要となるため、設備費用やメンテナンス費用（人件費）などのコストを無くせます。
クラウドのファイル共有サービスを用いることで、サービスの利用料金のみで済むようになります。
サーバー管理の負担がなくなる
ファイル共有サーバーを自社に用意する場合、サーバーの保守点検などの手間がかかります。
クラウドのファイル共有サービスを用いることで、サービス提供会社に任せられるため、自社の負担を減らすことができます。
BCP対策（災害対策）に役立つ
ファイル共有サーバーを自社に用意した場合、災害（地震・豪雨）や火災・停電などによるファイルの破損・消失につながる危険性（リスク）を持つことになります。
しかし、堅牢なデータセンターを利用するクラウドファイル共有サービスは、複数拠点でバックアップを取るといった対策を講じていることが多いです。そのため、上記を起因とするデータ消失の危険性（リスク）を低減できます。
ファイル共有クラウドサービスのデメリット
自社で障害対応ができない
自社で管理されていた方など有識者であれば、不具合が発生した際に自身で対処したくなります。
しかし、クラウドサービスを利用している場合は、サービス提供会社の管理下となりますので、原因究明や復旧作業はサービス会社の対応を待つよりありません。
セキュリティ面で注意が必要
堅牢なセキュリティで守られてはいますが、インターネット回線を利用する以上は情報漏洩のリスクがゼロではありません。
各サービス提供会社によってセキュリティレベルは異なってきます。
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